溝通要多動腦少動嘴

杰夫·貝佐斯堅持使用完整的句子。去年11月，作家本·卡斯諾查寫道，亞馬遜(Amazon)CEO杰夫·貝佐斯不允許管理團隊在交給他的會議紀要中使用要點羅列的方式。貝佐斯的要求是在段落中正確斷句，不能一目十行地看。他的理念是，如果必須以書面形式完整地闡述你的想法，將有助于想法的完善。

卡斯諾查指出：“貝佐斯要求團隊將句子寫全，是希望團隊成員能全面思考每個想法，從而讓這些想法更能經受住時間的考驗。”《財富》雜志(Fortune)近日刊登了一篇貝佐斯的專訪，文中貝佐斯談到：“如果沒有想清楚，根本寫不出長達6頁、架構清晰的敘事備忘錄。”卡斯諾查前述文章的靈感正是來源于此。

乍一看，這一規(guī)矩有道理。但完整的句子真能解決要點羅列法的弊端，杜絕空洞堂皇的詞藻堆砌嗎?如今在商業(yè)溝通中，議論文很多時候被誤以為就是用七年級英文老師口中的“助動詞”將一堆抽象概念連起來，很多語法正確的句子都不知所云。舉例來說：

為了提供市場最佳客戶體驗，打造與眾不同的技能組合，賦予相關機構知識、技能和內部強化，我們設立了五項至關重要的目標。

或者是下面這封剛剛發(fā)到我郵箱的郵件。

設計師們致力于想象和創(chuàng)造空間、體系、語言、工具及基礎設施，為每個人和我們這個世界提供特定的關系與傾向。

這樣的句子主要給我們一點感覺，知道大概講的是什么事情。主旨可能顯而易見，但細細讀來你可能會想，如果用更少的字來說，少一些故作姿態(tài)呢?我用了好一會兒才意識到這些完整的句子基本上都只是改頭換面的要點列表。將所有這些詞塞入同一個句子或許有道理，或許沒有。往往很難分辨這樣一個句子的各個部分是如何聯系起來的。

會不會問題不在于句子不完整，而在于我們用羅列法表述繁復龐大的想法時，羅列不能勝任溝通之目的?過去我們常常會羅列一些東西，這樣就不必老惦記著。(做完一件事或買好一件東西，就把它從列表中刪除，然后把這個列表也扔掉。)列表本來就是用完就扔的東西。

現在，我們使用列表是因為我們覺得我們的想法過于復雜，用簡單的幾句話難以說清楚。《哈佛商業(yè)評論》(Harvard Business Review)撰稿人克雷格·莫科恩在最近的一篇博客中指出，現在不滿足于一個頭銜的人越來越多。這可以理解，但并不聰明，他指出：

現實稍微有點殘酷：在任何一個特定時間，我們在其他人的腦海中只能“占據”一個位置。人們不能同時將我們認為是項目經理、教授、律師、保險經紀人、編輯和創(chuàng)業(yè)家等等全部。這些頭銜可能全都是真實的，但人們首先只能想到一種職業(yè)。

給你自己6個頭銜，商務社交網站LinkedIn和SEO培訓師當然會鼓勵你通過這種方式跨界發(fā)展。但要知道，當人類((而不是機器人)查看你的簡歷時，他們可能會很困惑。

這就像軟件中的“功能蔓延”，我們可以稱之為羅列蔓延。出發(fā)點可能是好的，但效果不佳。越是對“羅列蔓延”敏感，我就越擔心我們的討論可能是雞同鴨講，不斷往上堆積，導致初衷迷失，浪費時間。

我問過《減法法則》(The Laws of Subtraction)的作者馬修·梅，把很多想法硬塞進一個句子的沖動來自哪里?他將此歸咎于缺乏自制。“如果沒有自制，本能就會占據主導，”他說。“我們的固有本能就是添加，掌握的東西越多，我們就越感到安全。”

競爭性工作環(huán)境下，塞入過多溝通內容往往比遺漏更安全。但梅說，這種自我保護的本能可能弊大于利。

“具有諷刺意味的是，世界的注意廣度正在收窄。我們要想繼續(xù)有人聽，就必須得花點功夫。寫微博和短消息或許能讓我們成為更好的編輯。我們想通過這樣的自制，形成中長期模式。”

如果您擔心自己可能已感染上了“羅列病”，不想進一步陷入毫無邏輯的境地，一種辦法就是檢查你的名詞:動詞比率。(像上述這樣的10:4比例，表明廢話過多，行動不足。)

梅建議不妨預設一個限值，即便這在一些同行看來可能有些草率。“我通常以3為限。我想這是大多數人能夠做到的。當然，最理想的情況是1。”

另外，建立一套固定的修改流程也有幫助。梅表示，他會在段落中快速瀏覽每次出現的“和”，而且嘗試把“和”后面的部分刪除。但他也說“不一定每次都能做到”。熱和悶改成熱，后面是句號。

決定哪些略過不提并不是件容易的事。正如貝佐斯所言，這需要想清楚。它意味著需要孤立和整體地評估各個要素的重要性。

博主克里斯多夫·萊福寫道，它還意味著感受一下稿件的份量。是的，就是字面意思的份量，他還記得到好萊塢工作時見到的一個奇特傳統。“制片人或審稿人拿到劇本的第一件事就是本能地拿起來‘掂量掂量’。真的就是掂量一下。”

太重了?萊福寫到：“這樣的劇本很少有人仔細閱讀，可能連看都不會看。”

當然也會有例外。但如果你可以將一個項目從列表中劃掉，或許你的確應該這么做。